كيف تستخدم هذه القائمة؟
المدد المذكورة أدناه إرشادية. لكل معرض مواعيده الخاصة لاعتماد الجناح وطلب الخدمات والبطاقات، وكلها موجودة في دليل العارضين الصادر من المنظم. اقرأه مبكراً، وانقل المواعيد الأساسية إلى تقويمك، واعمل بالعكس انطلاقاً منها.
حدد مسؤولاً عن كل بند. فالمشاركة في المعارض تشمل التسويق والمبيعات واللوجستيات والمالية، وكثير من المهام تتأخر لأن كل طرف يظن أن غيره يتولاها. وجود منسق واحد يحتفظ بالدليل والمواعيد وأرقام الموردين يجعل العملية كلها أكثر هدوءاً.
أكثر أسباب الضغط في اللحظات الأخيرة متوقعة: رسومات جناح قُدمت بعد موعد الاعتماد، أو كهرباء طُلبت متأخرة أو بقدرة غير مناسبة، أو ملفات جرافيك غير جاهزة للطباعة، أو بطاقات لم تُسجل، أو شحنات تعطلت في الطريق. ولكل منها مكان في المراحل التالية.
ويمكنك أيضاً تحميل القائمة القابلة للطباعة من هذه الصفحة، ومشاركتها مع فريقك، ووضع علامة على كل بند عند إنجازه.
قبل المعرض بـ 90 يوماً أو أكثر
- حدد أهدافاً واضحة للمشاركة: عملاء محتملون، اجتماعات، إطلاق منتجات أو حضور للعلامة، وكيف ستقيسها.
- اعتمد الميزانية الإجمالية شاملة المساحة والجناح والخدمات والسفر والضيافة. يشرح دليل تكلفة الجناح ما يجب تضمينه.
- احجز المساحة واحصل على مخطط القاعة ورقم الجناح.
- حمّل دليل العارضين الصادر من المنظم واقرأه، وسجّل كل موعد نهائي.
- اختر منفذ الجناح وشاركه الموجز والمساحة وعدد الجهات المفتوحة. يساعدك دليل أنواع الأجنحة في اختيار الشكل.
- حدد المنتجات والعروض الحية والرسائل التي يجب أن يحملها الجناح.
- خطط لسفر الفريق وإقامته إن كان المعرض في مدينة أخرى.
قبل المعرض بـ 60 يوماً
- اعتمد التصميم ثلاثي الأبعاد بعد التعديلات. ويمكنك أن تبدأ تصوراً بنفسك عبر أداة تخطيط الجناح ثلاثية الأبعاد.
- قدّم رسومات الجناح لاعتماد المنظم قبل موعده النهائي.
- اطلب الكهرباء والمياه والإنترنت وغيرها من الخدمات عبر المنظم.
- أكّد احتياجات الشاشات والإضاءة والصوت، وابدأ تجهيز محتوى الشاشات.
- خطط لشحن المعروضات والعينات، بما في ذلك أي إجراءات جمركية.
- رتّب التأمين إن كان المنظم يشترطه.
- ابدأ التسويق: أبلغ عملاءك برقم جناحك وادعهم لحجز اجتماعات.
قبل المعرض بـ 30 يوماً
- أرسل ملفات الجرافيك النهائية الجاهزة للطباعة إلى المنفذ بالصيغ المتفق عليها.
- سجّل أعضاء الفريق واطلب بطاقات العارضين.
- أكّد الأثاث والمخازن وأي قطع مستأجرة.
- جهّز المطبوعات والعينات والهدايا الترويجية.
- جهّز وسيلة تسجيل العملاء: قارئ بطاقات أو نموذج أو تطبيق، وحدد البيانات التي تحتاجها.
- احجز الضيافة إن كنت تنوي تقديم التموين أو القهوة في الجناح.
- أكّد مع المنفذ مواعيد التركيب والفك ودخول المركبات.
الأسبوعان الأخيران
- اعقد اجتماع إحاطة للفريق: الأهداف والرسائل الأساسية وتوزيع المناوبات وطريقة تسجيل العملاء.
- تأكد من وصول الشحنات أو أنها في موعدها.
- جهّز حقيبة الجناح: شواحن وتوصيلات كهرباء وشريط لاصق وأدوات تنظيف وقرطاسية وإسعافات أولية.
- تحقق من تأكيد كل البطاقات وطلبات الخدمات والاعتمادات كتابياً.
- شارك قائمة جهات الاتصال: المنفذ وممثلو المنظم وقائد الفريق في الموقع.
- أرسل تذكيراً للعملاء والمهتمين الذين حجزوا اجتماعات.
أيام التركيب
- احرص على وجود شخص من فريقك في الموقع لمقابلة المنفذ والإجابة عن الأسئلة.
- طابق الجناح مع التصميم المعتمد: المقاسات والجرافيك والشعارات والإملاء.
- اختبر الكهرباء والإضاءة والشاشات والمحتوى قبل الاستلام.
- افتح المنتجات والعينات والمطبوعات ورتّبها في أماكنها.
- اعرف مكان المخزن وأبقِ الجناح خالياً من الصناديق.
- وقّع على الاستلام وسجّل أي ملاحظات يجب إصلاحها قبل الافتتاح.
أيام المعرض
- ابدأ كل صباح باجتماع قصير للفريق حول الأهداف واجتماعات اليوم.
- حافظ على نظافة الجناح وترتيبه ووجود الفريق فيه دائماً، خاصة عند الافتتاح.
- سجّل كل عميل محتمل مع ملاحظات عن احتياجه والخطوة التالية المتفق عليها.
- التقط صوراً ومقاطع فيديو للجناح والأنشطة لاستخدامها لاحقاً.
- التزم بتعليمات المنظم بشأن الصوت والممرات والسلامة.
- أبقِ رقم ممثل المنفذ في الموقع قريباً تحسباً لأي طارئ.
بعد المعرض
- تابع كل عميل محتمل خلال 48 ساعة بينما المحادثة لا تزال حاضرة في ذهنه.
- رتّب العملاء حسب الأولوية ووزّعهم على مسؤولي المبيعات المناسبين.
- رتّب الفك وإعادة المعروضات، وأكّد ما سيُخزّن لإعادة الاستخدام.
- قيّم النتائج مقارنة بأهدافك وتكاليفك.
- دوّن ما نجح وما يجب تغييره في المرة القادمة.
- راجع تقويم المعارض القادمة وفعّل التنبيهات لمعرضك التالي.
إن أردت فريقاً واحداً يتولى الجناح من التصميم حتى الفك، فاطّلع على خدمة أجنحة المعارض، ومنها معارض الرياض، أو احجز مكالمة استشارة.